Apertura Futura: Gerente de Oficina - Agencia de Salud Mental

El gerente de oficina de One Love Agency desempeña un papel clave en el apoyo a las operaciones diarias de la agencia, asegurando que la oficina funcione de manera eficiente y que todas las tareas administrativas se completen de manera oportuna y organizada. Este puesto es crucial para mantener una comunicación fluida, administrar suministros de oficina, ayudar con la programación y apoyar al personal clínico y no clínico.

Responsabilidades clave:

● Realizar tareas generales de oficina, como contestar teléfonos, responder a correos electrónicos y gestionar las consultas de los clientes.

● Ayudar a programar citas y coordinar reuniones para el personal clínico.

● Mantener los archivos de la oficina, asegurándose de que estén organizados, actualizados y confidenciales de acuerdo con las regulaciones de HIPAA.

● Procesar correo y paquetes entrantes y salientes.

2. Admisión y soporte al cliente:

● Gestionar los procesos de admisión de clientes, incluida la recopilación de la documentación e información necesarias.

● Programe citas con los clientes y asegúrese de que se envíen recordatorios a tiempo.

● Apoyar a los clientes con preguntas generales, dirigiéndolos al personal adecuado según sea necesario.

● Supervise los tiempos de espera de los clientes y garantice un ambiente acogedor y profesional.

3. Suministros y equipos de oficina:

● Realice un seguimiento del inventario de suministros de oficina y vuelva a ordenarlos según sea necesario.

● Coordinar el mantenimiento y las reparaciones del equipo de oficina, incluyendo teléfonos, computadoras, y fotocopiadoras.

4. Facturación y Gestión Financiera:

● Ayudar con los procesos de facturación, asegurando la documentación adecuada para las reclamaciones de seguros.

● Procesar pagos, realizar un seguimiento de la facturación y hacer un seguimiento de las facturas impagas según las indicaciones del equipo de finanzas.

● Mantener los registros financieros de la agencia en colaboración con el departamento de finanzas.

5. Apoyo y coordinación del personal:

● Ayudar al personal con las tareas administrativas según sea necesario para garantizar operaciones sin problemas.
● Organizar sesiones de capacitación, talleres o reuniones de equipo según las indicaciones.
● Apoyar el proceso de incorporación de nuevos empleados preparando los documentos necesarios y proporcionando orientación.

6. Entrada de datos e informes:
● Mantener y actualizar los registros de los clientes en el sistema de registros electrónicos de salud (EHR) de la agencia.
● Generar informes según sea necesario para fines clínicos, financieros y administrativos.
● Asegúrese de que todos los datos se ingresen y mantengan con precisión de acuerdo con las políticas de la agencia.

7. Cumplimiento y aseguramiento de la calidad:
● Garantizar que las operaciones de la oficina cumplan con las políticas de la agencia y los estándares regulatorios.
● Ayudar a prepararse para auditorías o revisiones, asegurándose de que la documentación necesaria esté disponible.
● Apoyar al personal en el cumplimiento de las políticas de confidencialidad y mantener el cumplimiento de HIPAA.

8. Otras funciones:
● Ayudar con proyectos especiales según sea necesario, como alcance comunitario o esfuerzos de marketing.
● Proporcionar apoyo general de oficina durante las horas pico o cuando otro personal no está disponible.

Calificaciones requeridas:
● Diploma de escuela secundaria o equivalente (preferiblemente título de asociado o licenciatura).
● Al menos 2 años de experiencia en gestión de oficinas, preferiblemente en un entorno sanitario o de salud mental.
● Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle.
● Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
● Capacidad para gestionar múltiples tareas y priorizar de manera efectiva.
● Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
● Se prefiere experiencia con sistemas de historia clínica electrónica (EHR).
● Fuertes habilidades interpersonales y la capacidad de trabajar en colaboración con equipos diversos.
● Conocimiento de las regulaciones de HIPAA y los requisitos de confidencialidad.

Calificaciones preferidas:
● Experiencia previa en una agencia de salud mental o en un entorno de atención médica.
● Experiencia en facturación y reclamaciones de seguros.
● Conocimiento de los servicios de salud mental y terminología.
● Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción.

Requisitos físicos:
● Capacidad para sentarse o estar de pie durante períodos prolongados.
● Levantamiento ocasional de suministros de oficina o archivos (hasta 25 libras).
● Capacidad para trabajar en un entorno acelerado con estrés ocasional.

Ambiente laboral:
● Entorno de oficina de ritmo rápido y orientado al cliente.
● Horario de oficina regular con horario ocasional por la noche o los fines de semana según las necesidades de la agencia.

Compensación:
● Salario competitivo basado en experiencia y calificaciones.
● Paquete de beneficios disponible (seguro médico, tiempo libre remunerado, etc.).

Para postularse, envíe su currículum vitae y carta de presentación a través de la bolsa de trabajo. Nos complace revisar su solicitud y discutir la oportunidad de unirse a nuestro equipo para brindar atención de salud mental de calidad a la comunidad.

Tenga en cuenta que solo se contactará con los candidatos preseleccionados para los pasos posteriores del proceso de selección.